De afgelopen maanden hebben we het systeem uitgerold in de organisatie. Gebruikers zijn getraind en de factuurroutes zijn custommade ingericht.
Mensen vinden hun draai in de nieuwe procesgangen en de laatste technische hobbels zijn gladgestreken.

Tijd dus om voorzichtig te gaan kijken naar andere kansen voor digitaal werken. Deze week projectvoorstel indienen voor de digitalisering van de afhandeling van subisidieaanvragen.

Tiel had sinds februari 2009 een nieuw financieel systeem: Key2Finance van Centric. De implementatie van de digitale factuurafhandeling was niet goed afgemaakt en de organisatie was door de leverancier in verwarring achtergelaten.

Van oktober tot maart is gewerkt aan de technische inrichting van het systeem. Dat lijkt een hele lange periode maar die periode is voornamelijk besteed aan wachten op Centric.

Op een enkel puntje na werkt de configuratie nu goed. Ook de integratie met Corsa loopt goed. Onze eerste 4 proefpersonen werken soepel met het systeem en we gaan ons klaarmaken voor een bredere uitrol.

Je vraagt je als interimmer wel eens af wat nu eigenlijk je toegevoegde waarde is in een traject. In deze projectomgeving ben ik prima medewerkers tegengekomen (zowel van Tiel als Centric) van ICT en applicatiebeheer. Het enige wat nodig was om voortgang in het traject te boeken was de partijen op een juiste manier om de tafel te brengen en een goede situatie- en probleemschets op te leveren.
Voor mij een prettige ervaring dat technische problemen soms ook op een niet-technische manier kunnen worden opgelost.

De opdracht is aan Unisys gegund. Zij gaan het systeem Documentum implementeren.

Van februari tot oktober van 2009 heb ik daaraan mogen meewerken door het metadatamodel op te stellen, de werkprocessen te ontwerpen en de mogelijke koppelingen tussen Documentum en de verschillende backofficesystemen te analyseren. Dit alles natuurlijk in nauwe samenwerking met de organisatie.

Naar verwachting zullen de eerste drie afdelingen van de PU begin 2010 in productie gaan met het nieuwe systeem.

De eerste demo’s van het formulier waren al erg enthousiasmerend. Niet alleen het voorinvullen op basis van Digid-identificatie wordt geregeld in het formulier, ook het tonen van de gezinsleden op hetzelfde woonadres lijkt mogelijk te zijn. Hier gaat je ICT-hartje sneller van kloppen en het feit dat de Gemeente Utrecht met dit soort toepassingen meer tegemoet kan komen aan eisen van bijvoorbeeld de Wet Eenmalige Uitvraag van gegevens is natuurlijk ook mooi meegenomen.

Het webformulier vormt de voorkant van de hele digitale oplossing. Ondertussen wordt gewerkt aan het midoffice waar de XML-berichten uit de webformulieren moeten gaan binnenstromen en de backoffice-applicatie Socrates waar de pasaanvragen worden geregistreerd en verder afgehandeld.

Wanneer we er in slagen om webformulier, midoffice en backoffice-applicatie aan elkaar te knopen dan zou dit voor Sozawe Utrecht het eerste volledig gedigitaliseerde aanvraagproces zijn. Leuk voor de ICT’ers maar nog leuker voor de U-pasaanvragers: met deze toepassing kan de periode die nodig is voor het verwerken van een pasaanvraag gehalveerd worden. Kijk, dan hebben we het over inzet van ICT waar niet alleen ICT’ers blij van worden.

dit wordt de eerste blog uit een serie van vele vele. Althans, dat is de ambitie.
Wat gaat u allemaal lezen in deze blogs en hoe interessant gaat dat worden ?

Ik wil gaan schrijven over het wel en wee in de projecten waar ik aan werk. Echter zonder volledige transcripties van verhitte discussies of actuele roddels. Dit gaat me lezers kosten dat realiseer ik me maar ik wil me meer richten op vraagstukken die spelen in het managen van projecten, de keuzes waarvoor we staan in technische alternatieven en op welke wijze we het totale plaatje van de impact van informatievoorziening groter kunnen maken.

Een klankbord dus ? Ja, eigenlijk wel.
Het is opvallend hoeveel ict-projecten worden aangevlogen alsof een bepaalde puzzel nooit eerder is bekeken en opgelost. Het zou fantastisch zijn om inspirerende reacties van u te krijgen op de beschrijving van de gang van zaken in de verschillende projecten. Over het algemeen zullen dit ICT-projecten zijn maar eigenlijk is dit niet van belang: ook in projecten in andere disciplines zullen we aan het racen zijn voor resultaat. Of anders: racing for result.

We gaan het zien !

Groeten,
Ralph